Thluki conseils vous accompagne dans votre besoin d’approvisionnement. Qu’il s’agisse d’achat de matériels ou de location (sous ses différentes formes), de voitures de fonction, poids lourds, véhicules utilitaires, engins de chantier ou de manutention, le processus d’appel d’offre (RFP – Request For Proposal) répond aux mêmes étapes.
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Identification des fournisseurs potentiels
La transition énergétique de votre mobilité
Cette phase de sourcing consiste à lister tous les fournisseurs potentiels qui peuvent répondre à votre besoin.
Il vous faut déterminer ce que vous recherchez auprès de constructeurs ou prestataires de services, en matière technique, mais aussi de support et d’image de marque. Ensuite, parmi tous les prestataires possibles, intégrer à l’appel d’offres ceux qui semblent répondre à vos critères. Il faut donc être large, pour ne pas passer à côté d’un prestataire de qualité, sans interroger l’ensemble du secteur, car certains prestataires ne correspondront pas à votre besoin (afin de gagner du temps).
Thluki conseils vous fait gagner du temps dans la liste des sociétés à consulter en déterminant la liste des fournisseurs potentiels en adéquation avec vos besoins et de vos valeurs. Grâce à ces 20 années d’expérience dans le domaine de la gestion de flotte, Thluki conseils pourra vous mettre en relation avec les fournisseurs de LLD, leasing, location courte durée, constructeurs, pneumaticiens, réseaux de maintenance, courtiers en assurance, fournisseurs de pièces de rechanges, fluides et accessoires
Définition du besoin
Thluki conseils vous accompagne dans la rédaction du cahier des charges. Ce cahier des charges doit être exhaustif pour être le plus clair possible pour les fournisseurs interrogés et le plus construit possible pour vous permettre de comparer les offres d’égal à égal (en ne perdant pas de temps).
Dans le cadre d’achat de poids lourds ou de pièces/matériels techniques, un soin particulier doit être apporté à la rédaction des spécifications techniques. Ces spécifications techniques sont déterminées sur l’expérience de votre exploitation actuelle, dans le but de réduire le TCO et les temps d’immobilisation. La fonctionnalité des différents éléments est pensée dans le but d’améliorer la productivité et de baisser les coûts d’exploitation.
Il est important de donner de la visibilité aux fournisseurs potentiels sur le process d’achat : date de la décision, date prévisionnelle des commandes, dates attendues des livraisons, nombre de fournisseurs qui seront retenus.
Comparaison des offres
Thluki conseils réalise pour vous la comparaison des offres reçues sous deux angles :
- Qualitatif : concordance de l’offre avec le cahier des charges initial (chaque critère de la demande ayant au préalablement été pondéré)
- Financier : comparaison des offres, en TCO s’il s’agit de matériels, ou en coût de revient pour des achats de pièces de rechange, de prestation d’assurance …
Sur la base de ces deux éléments, Thluki conseil vous recommande la suite à donner au RFP : établissement de la car policy, choix d’un prestataire ou plusieurs.
Communication des résultats
L’appel d’offres ne s’arrête pas au choix d’un ou plusieurs prestataires. La mise en œuvre de l’offre sélectionnée a une importance primordiale sur votre compte de résultat.
Thluki conseils vous accompagne dans la communication en interne des décisions résultantes de l’appel d’offre :
- Formation des équipes d’exploitation ou des utilisateurs à l’utilisation du nouveau produit ou service (les fournisseurs de leasing vont souvent proposer une app dédiée aux conducteurs pour les challenger sur la conduite économique ou les informer sur ce qu’il faut faire en cas de panne ou d’accident …)
- Communication au service appro / achat / ordonnancement des modalités de commande, des délais d’approvisionnement ou de règlement
- Ouverture des comptes fournisseurs auprès de la comptabilité et validation avec les fournisseurs sélectionnés des informations devant figurer sur les différents documents (devis, bons de commande, bordereaux de livraison, factures)
- Mise à jour de la base de données article pour faciliter la gestion des stocks.
L’expérience de Thluki conseils dans la gestion d’appels d’offre montre que la mise en œuvre de la décision à plus d’impact sur le P&L que la sélection du fournisseur. Un bon prix obtenu ne saura compenser une mauvaise mise en application de l’appel d’offres auprès des services exploitation, comptabilité ou approvisionnement.
